Bei Import-Jobs kann in vielen Fällen das Feld Datensatz leer gelassen werden. In diesem Fall versucht das System automatisch den richtigen Datensatz zu finden. Dabei werden (falls gefüllt) die Felder Sortiments-Code, Gültig ab sowie Länder verwendet. Wird mit dieser Kombination ein passender Datensatz gefunden, wird dieser verwendet. Ist kein Gültig ab Datum angegeben, wird der neuste (gemessen an Gültig ab) Datensatz ausgewählt, der noch gültig ist (bei dem Gültig bis leer ist oder in der Zukunft liegt. Die automatische Datensatz-Auswahl ist vor allem für automatisierte Importe (z.B. über SFTP) relevant, bei händischen Importen wird empfohlen den richtigen Datensatz manuell auszuwählen.

Wird kein passender Datensatz gefunden, so wird ein neuer im Status Entwurf angelegt. Falls ein Vorgänger-Datensatz (gleicher Sortiments-Code, älteres Gültig ab Datum und im Status Aktiv) existiert, so werden die Felder Partnerrolle sowie Standardmarke übernommen. Mit dem Zusatzparameter Neue Datensätze sofort aktivieren kann gesteuert werden, dass der neue Datensatz sofort im Status aktiv ist. Beachten Sie, das hierbei Daten eventuell sofort an Ihre Partner weitergegeben werden, ohne das eine weitere Kontrolle stattfindet.

Mit dem Zusatzparameter Aktive Datensätze berücksichtigen kann gesteuert werden, dass bei der Suche nach einem passenden Datensatz auch bereits aktive Datensätze berücksichtigt werden. Hier ist zu beachten, dass durch den Import dann unmittelbar aktive Daten modifiziert und evtl. an Partner weitergegeben werden. Standardmäßig werden nur Datensätze im Status Entwurf berücksichtigt.

Wird hingegen beim Import ein Datensatz ausgewählt, so kann mit dem Zusatzparameter Ausgewählten Datensatz überprüfen sichergestellt werden, dass der ausgewählte Datensatz auch zu den Eingabedaten in der Datei passt.