PDF-Richtlinien

OXOMI holt das volle Potential aus Ihren PDF-Dokumenten. Was gibt es beim Erstellen von PDFs zu beachten?

Keine Einschränkungen oder Kennwortschutz

OXOMI kann nur ungeschützte PDF-Dokumente verarbeiten. Dokumente können auf unterschiedliche Art und Weise geschützt sein. Klicken Sie zum Anzeigen der Sicherheitseinstellungen eines Dokuments in Adobe Acrobat im Dialogfeld „Dokumenteigenschaften“ auf die Registerkarte „Sicherheit“. Diese Vorgaben können nur vom Verfasser des Dokuments geändert werden.

Hinweis: Das in OXOMI integrierte Rechtemanagement ist deutlich leistungsfähiger als der Kennwortschutz in PDFs. Über Handelsstufen und  Partnerrollen lässt sich sehr präzise festlegen, wer Zugriff auf Ihre Dokumente erhält.

Keine Schnittmarken und Farbkontrollstreifen

Schnitt- und Passermarken, sowie Farbkontrollstreifen sollten nicht im PDF-Dokument enthalten sein. Dies muss beim Erzeugen des PDFs mit dem jeweiligen Layoutprogramm eingestellt werden. Beispielsweise: Bei Adobe InDesign unter dem Punkt „Exportieren“.

Keine Doppelseiten

Für den Druck werden PDF-Dateien oft doppelseitig angelegt – auf dem Bildschirm ist diese Konfiguration allerdings ungeeignet! Dabei ist nicht die Doppelseiten-Ansicht im Adobe Reader gemeint – sondern Einzelseiten in PDF-Dateien, die in Wirklichkeit aus zwei Dokumentenseiten bestehen. Also PDF-Seiten mit zwei sichtbaren Seitennummern. Auch hier muss bereits beim Erzeugen des PDFs im Layout-Programm eingegriffen werden.

Kopierfähiger Text

Testen Sie das PDF, indem Sie verschiedene Textpassagen und Nummern daraus kopieren und in einer anderen Software (z.B. MS Word) wieder einfügen. In seltenen Fällen gibt es dabei Probleme und der eigentliche Text wird zu einer Reihe aus Sonderzeichen. So kann im PDF „BM-450k“ stehen – nach dem Kopieren und Wiedereinfügen wird daraus zum Beispiel: ΠΠΠ•ΠΠ≠

Das kann verschiedene Gründe haben, die mit der verwendeten Schrift oder einem Fehler beim Erzeugen des PDFs zusammenhängen. Auch hier muss der Layouter versuchen, diese Situation zu verhindern, etwa durch die Wahl einer anderen Schriftart oder im Optionsmenü beim Erzeugen des PDFs.

Die nutzlosesten PDFs haben gar keinen Text: Sie bestehen nur aus Bilddaten. Dies ist der Fall, wenn man Textdokumente einscannt und dann als PDF speichert. Dann sind statt echter Zeichen nur Pixel hinterlegt. Damit kann man nicht arbeiten – zudem sind diese Dateien unverhältnismäßig groß.

Gute Bildqualität bei akzeptabler Dateigröße

Grundsätzlich gibt es keine Vorgaben zur Auflösung der Bilder. OXOMI bietet den Anwendern jedoch die Möglichkeit, eine Seite per Zoom vergrößert darzustellen – dies sollte bei der Wahl der Auflösung berücksichtigt werden. Öffnen Sie Ihren Katalog im Adobe Reader und zoomen Sie auf 200 %. Ist die Darstellung Ihrer Produktabbildungen qualitativ in Ordnung, so eignet sich das Dokument hervorragend für OXOMI. Eine Auflösung von 150 dpi erzielt für gewöhnlich ein gutes Ergebnis, höhere Auflösungen sind bei der Bildschirmdarstellung nicht notwendig.

Print-PDFs haben oftmals Auflösungen jenseits der 300 dpi und sind hunderte Megabyte groß – das ist wichtig für Ihren Druckdienstleister, Ihre Kunden können mit solch riesigen Dateien jedoch nichts anfangen.

Inhaltsverzeichnis

OXOMI kann Lesezeichen aus PDF-Dokumenten als Inhaltsverzeichnis interpretieren, was dem Anwender die Navigation im Portal deutlich erleichtert. Lesezeichen sind mit einem Namen versehen und werden im Navigationsfenster (Adobe Acrobat / Reader) im Fenster „Lesezeichen“ angezeigt. Jedes Lesezeichen führt zu einer anderen Seite im Dokument. Beispiel: Ein Werkzeughersteller legt in seinem Katalog ein Lesezeichen namens „Schraubendreher“ an. Dieses verweist dann auf die Seite, auf der das Kapitel „Schraubendreher" im Katalog beginnt.

OXOMI kann allerdings nur hierarchische Inhaltsverzeichnisse verarbeiten. Innerhalb einer Hierarchiestufe kann nur ein Eintrag auf eine Seite zeigen. Sollten mehrere Einträge auf die gleiche Seite verweisen, sollten diese zu einem Eintrag zusammengefasst werden.

Titelblatt

Das Titelblatt sollte in Ihrem PDF-Katalog enthalten sein, weil es die Darstellung Ihres Dokuments verbessert und dem Benutzer die Navigation erleichtert.

Manche Dokumente beinhalten einen kompletten Umschlag (inkl. Rück- und Innenseite), der eigentliche Inhalt beginnt erst danach und trägt die Seitennummer „1“.

Dies führt auf dem Bildschirm zu einem Seitenversatz: Adobe Reader zeigt dann z.B. „Seite 3“ – auf dem Papier steht aber „1“. Ein solcher Seitenversatz lässt sich beim Layout des Katalogs vermeiden.

Alternativ kann der Versatz auch beim Einstellen des Katalogs in das OXOMI angegeben werden (Feld „Seitenversatz“ beim Einstellen eigener Dokumente), was zum Ausgleich in der Portalansicht führt.

Eindeutige Bezeichnungen und Artikelnummern

Katalogportale lassen sich über technische Schnittstellen an andere Systeme wie Onlineshops anbinden. Markiert der Portalbesucher im Herstellerkatalog einen Begriff oder eine Artikelnummer, dann kann er dank dieser Anbindung eine Bestellung in Auftrag geben oder den Artikel im Shop anfragen.

Herstellerkataloge, die zu jedem Artikel eine eindeutige Nummer oder Bezeichnung führen, unterstützen diese Funktionalität am besten – denn der markierte Begriff wird dem angeschlossenen Onlineshop exakt so übergeben, wie er im Katalog auftaucht. Eine eindeutige Artikelbezeichnung und/oder Werksnummer ist also sehr nützlich. Die Werksnummer sollte dabei vollständig neben dem Artikel stehen (Keine Fortsetzungs-Tabellen mit Werksnummer-Endungen!).

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